Never waste a good crisis

“Soms heb je mazzel. Toen wij aan de leergang begonnen was ‘business continuiteitsmanagement een ‘uphill struggle’. Als crisisprofessionals zagen wij direct de toegevoegde waarde; de rest van de organisatie echter nog niet. “We hebben toch al crisisplannen?” was een vaak gehoorde reactie als wij ons verhaal deden. Toen deed zich een grote calamiteit voor. Onze telefoonprovider ging plat en wij als ziekenhuis bij ook. Iedereen schrok zich een hoedje wat de gevolgen daarvan waren. Deze crisis, in combinatie met een vernieuwde Raad van Bestuur, heeft er voor gezorgd dan BCM nu echt op de agenda staat. Je soms handig gebruik weten te maken van de omstandigheden!”

Regionale instelling voor de acute zorg

“Onze zorginstellingen zijn voorbereid op wat ze moeten doen áls een crisis zich voordoet, maar wat doen ze om een crisis voor te zijn?

Zorginstellingen nemen veel maatregelen om in te spelen op crisises die zicht voor kunnen doen. Wat doen we als er een cyberaanval wordt gepleegd, er een ramp op het spoor zich voordoet of er een terroristische aanslag wort gepleegd. Daartoe zijn ze wettelijk verplicht. De sector kent Integrale Crisis Plannen (ICP) en RampenOpvangPlannen (ROP), CrisisBeleidsteams (CBT), Operationeel CrisisTeams (OCT) en CrisisCoördinatoren, en er wordt geïnvesteerd in Opleidingen, Trainingen en Oefeningen (OTO). Het leiden denken achter deze maatregelen is in veel gevallen SCENARIO-GERICHT: wat doen we als zich een bijzondere omstandigheid – een crisis of een ramp – voordoet. Mat minder aandacht krijgt is het CONTINUITEISDENKEN: wat kunnen wij preventief  doen om ervoor te zorgen dat onze kritische processen ook onder bijzondere omstandigheden kunnen blijven draaien. Het Netwerk Acute Zorg Brabant (NAZB) neemt het initiatief om hier regionaal iets aan te doen.

Opdracht

Leidt mensen in onze regio op in het opzetten en uitvoeren van projecten gericht op Business ContituiteitsManagement (BCM). Doe dat niet alleen vanuit de theorie maar help ze ook echt vanuit de praktijk.

Samenwerking

Het Netwerk Acute Zorg Brabant (NAZB) treedt op als opdrachtgever.

In de uitvoering werk ik samen met BCM-expert Max de Ruiter van adviesbureau CrisisControl.

Mijn rollen

Organisatieadviseur
Deskundige op het gebied van project- en programmamanagement
Trainer en coach

Looptijd

5 jaar

Aanpak

Voor deze opdracht hebben we een praktijkgerichte leergang ontwikkeld. Deelnemers leren in 7 bijeenkomsten verspreid over 10 maanden wat BCM is, hoe ze de instrumenten van BCM toe moeten passen en hoe ze BCM als project op kunnen pakken. Ze leren tevens hoe ze hun management en collega’s op de werkvloer mee kunnen nemen in deze ándere benadering van crisisbeheersing. In de leergang wordt theoretisch inleidingen verzorgd, praktische oefeningen gedaan en casuïstiek aangeboden. Gastsprekers treden aan om hun visie te gegeven op BCM en de toepassing ervan in hun zorginstelling. Tussen de bijeenkomsten passen deelnemers het geleerde toe in hun eigen praktijk.

Naast de leergang organiseren we een community-of-practice met oud-deelnemers. In deze community worden kennis en ervaringen gedeeld.

Resultaat

In de vier leergangen die tot nu toe georganiseerd zijn, zijn meer dan 15 mensen opgeleid. Bij meerdere zorginstellingen is BCM onderdeel geworden van het reguliere kwaliteitsbeleid en zijn maatregelen genomen om de zorg aan cliënten en patiënten, ook onder bijzondere omstandigheden doorgang te laten vinden.

De jaarlijkse BCM-reunie wordt druk bezocht en is een mooie aanvulling op de leergang en community-of-practice.