Een portakabin die je naast de staande structuur plaatst

Het lijkt een detail maar het is een van groot belang: een project is een tijdelijke structuur die je naast de structuur van een staande organisatie plaatst. Medewerkers die deelnemen aan een project worden in zekere zin gedetacheerd. Ze zijn in dienst van én het project én de lijn – en in projecten die tussen organisaties worden georganiseerd gebeurt dit vaak letterlijk. Met een project zet je als het ware een portakabin naast de organisatie; een kantoortje dat er staat zolang het project duurt. Is het project klaar, dan wordt de portakabin weggehaald.

Een huis-tuin-en-keukenvoorbeeld

Een project is een manier om mensen en middelen tijdelijk te organiseren rond een (unieke) opgave; een portakabin naast een staande structuur. Als huis-tuin-en-keukenvoorbeeld noem ik de verbouwing van een keuken (dit is wat mijn kinderen een slechte #dadjoke noemen). Bij zo’n verbouwing gaat het om een opgave met een eenduidig eindresultaat: een afgebroken en afgevoerde oude keuken en een ingebouwde werkende nieuwe keuken. Er is sprake van een rolverdeling: mijn vrouw en ik zijn de opdrachtgevers en onze huisaannemer Bert is de opdrachtnemer, zo je wilt projectleider. Bert werkt binnen kaders die wij vooraf met elkaar afspreken: het moet voor datum x klaar zijn en mag niet meer dan y kosten. Deze afspraken zijn vastgelegd in een projectplan: de offerte die Bert en wij aan het begin van het project ondertekenen. En de portakabin? Dat is Bert’s busje die voor de duur van de verbouwing voor ons huis geparkeerd staat.

Maar wat dan nog meer?

Je kunt kiezen om een opgave als project te organiseren maar er omstandigheden waarin dat niet de meest geschikt vorm is. Ik herken wat Annelies van Gool en Gert van Santen in hun boekje PMC Next schrijven over improviseren, processen en programma’s, maar er is meer. Ik maak zelf onderscheid tussen de volgende organisatievormen:

Improviseren

Je kunt een opgave improviserend aanvliegen. We lopen het bos in en zien wel hoe we aan ons eten komen en waar we gaan slapen.

Proces

Herhalende werkzaamheden met een voorspelbare uitkomst organiseer je het beste in gestandaardiseerde processen. Op zaterdag naar de grote supermarkt om de weekboodschappen te doen noemen wij aan de keukentafel misschien wel een project – het is duidelijk wat er opgeleverd moet worden, er moet gelet worden op het geld en de timing is uitermate belangrijk – kom je na 11 uur aan dan sta je met gemak een kwartier langer bij de kassa, kom je te laat dat zij de versproducten op – maar vanuit het vak van projectmanagement bezien gaat het om een efficiënt ingericht proces.

Keten

Als je herhalende werkzaamheden met een voorspelbare uitkomst organiseert met andere partners, dan doe je dat het beste in ketens. Onze dochter en haar vriend bijvoorbeeld, hebben een bakkerij. Zij verkopen hun waar op plaatselijke markten en aan lokale horecaondernemers, en kopen hun grondstoffen bij een molenaar net buiten de stad die zijn graan afneemt van boeren uit de regio. Een duurzame keten van kleine bedrijfjes dus.

Klus

Als mijn vrouw en ik met onze buren een schutting plaatsen (wij wonen in de nieuwbouwwijk IJburg bij Amsterdam), dan doen we dit projectmatig in een overzichtelijke klus. We prikken een datum, hebben een rolverdeling en stellen vooraf een budget vast, maar hoeven niet alles vast te leggen in een strak projectplan. Alhoewel wij er over praten als ‘majeur project’ is dat het formeel niet.

Project

Zoals gezegd een enkelvoudige, uniek opgave met een beetje omvang organiseer je inderdaad als project. De verbouwing van de keuken dus en het busje van Bert.

Groot project

Maar welke vorm moeten wij kiezen als mijn vrouw en ik én de keuken laten verbouwen én de badkamer laten doen én zonnepanelen laten plaatsen? Vanuit het vak noem ik dit een groot project; niet veel anders dan de overbrugging van de Ring A10 bij de Zuidas zullen we maar zeggen. Meerdere aannemers moeten tegelijkertijd ons huis in, er moeten afspraken worden gemaakt over tijd, geld, kwaliteit, rolverdeling en onderlinge communicatie én de risico’s moeten goed gemanaged worden. Er moet dus zwaarder worden georganiseerd dan bij de verbouwing van alleen de keuken maar de uitkomsten blijven uniek, eenduidig en vooraf goed te bepalen. Vandaar dat er nog steeds sprake is van een ‘project’. En bij de Ring A10 kan je ze letterlijk zien staan, de keurig opgestapelde portakabins van de verschillende aannemers.

Programma

Als de opgave complex is en de uitkomsten slechts beperkt eenduidig, dan kan het weer verstandig zijn om het werk als programma te organiseren. In programma’s worden activiteiten in samenhang uitgevoerd ten einde vooraf bepaalde doelstellingen te behalen. Laat ik ook dit illustreren met een huis-tuin-en-keukenvoorbeeld. Mijn vrouw en ik laten ons adviseren over onze oudedagsvoorziening; wij willen op onze 67^e graag een ‘Zwitserleven-gevoel’ ervaren. Een adviseur raadt ons om het programmatisch aan te pakken. Voor het ultieme Zwitserleven-gevoel moeten wij namelijk niet alleen financiële investeringen plegen maar ook verstandige woonbeslissingen nemen, een uitgekiend carrièrepad volgen, mentaal en fysiek gezond blijven én onze kinderen zonder ongelukken grootbrengen. Een complexe opgave waarbij niet alle ‘deliverables’ aan de voorkant duidelijk zijn. Ons Zwitserleven-programma bestaat uit sporen die in samenhang uitgevoerd worden: letten op de zaterdagboodschappen, uitvoeren van verbouwingen, een uitgekiende beleggingsstrategie, de inhuur van een jobcoach, een abonnement op de sportschool, bijles voor de kinderen… en regelmatige momenten van her-contractering om te kijken of al deze processen, klussen en projecten ons daadwerkelijk dichter bij ons doel brengen.

Er is trouwens een interessant boek op de markt over het werken in programma’s: Programmatisch Creëren (ja wel!).

Maar wat als je het niet weet…?

De vormen die ik hierboven noem gaan er allemaal vanuit dat de uitkomsten (redelijk) voorspelbaar zijn, maar wij leven in roerige tijden. Veel vraagstukken zijn technisch en sociaal complex. Wij weten dat er problemen zijn maar kennen nauwelijks de onderliggen oorzaken laat staan de meest passende of haalbare oplossingen. Hoe moet je dat werk dan organiseren?

Een projectmatige of programmatische benadering schiet te kort. Dan maar hopen dat improvisatie uitkomst biedt? Neen, ook voor dit soort situaties is structuur beschikbaar. Ik vat deze werkvormen samen als ‘innovatielabs’. Denk bijvoorbeeld aan het SchuldenLab (gericht op het oplossen van hardnekkige schuldenproblematiek), de Digicampus (gericht op toepassen van techniek en data bij ingewikkelde maatschappelijke vraagstukken) en iLab (gericht op het ontwikkelen van innovatieve werkwijze bij de politie).

Innovatielab

Innovatielabs kennen een duidelijke structuur. Het begint met het formeren van een harde kern (je komt vaak de term ‘coalition of the willing’ tegen). Met de harde kern gaan je verbreden en verdiepen. Je duikt het vraagstuk in, bijvoorbeeld door expedities, ‘fact-finding missions’ en ‘field trips’ te organiseren. (Vergeef mij de vele Engelse begrippen. Deze nieuwerwetse vormen komen vaak uit de koker van Millennials die hun wijsheid ontwikkelen in internationale netwerken van gelijkgestemde zielen, ‘from all over the world’ zo te zeggen.) Nadat je je verdiept hebt ga je ontwerpen maken en prototypes ontwikkelen. De prototypes ga je testen en kortcyclisch verbeteren tot je beta-oplossingen hebt die je uit kunt rollen van versie 1.0 naar 2.0 en dan weer naar 3.0.

Ik beschrijf het wat gekscherend maar feit is dat je voor complexe vraagstukken andere werkverbanden nodig hebt dan een traditioneel project of programma. In de afgelopen 10 jaar zijn er talloze ‘scholen’ ontstaan die hierin voorzien: Social Innovation Labs Approach, U-labs en Design Thinking Labs om maar wat voorbeelden te noemen. Deze vormen sluiten nauw aan bij het denken over samen- en zelfsturende organisaties van onder andere Frederick Laloux in  Reinventing Organizations en Daniëlle Braun en Jiske Kamer in De Corporate Tribe (zie verder de literatuurlijst onderaan deze blog.) Ook de Nesta-platfom is een rijke bron van informatie over deze werkvorm.

Life is full of choices…

Verschillende opgaven vragen om verschillende vormen van organiseren. In te veel organisaties wordt hier onzorgvuldig of onwetend mee omgegaan. Iedere willekeurige opgave wordt pardoes een project genoemd, met veel verwarring, stress en frustratie tot gevolg. Voordat wij het doorhebben maken wij mensen verantwoordelijk voor tientallen projecten, zonder opdrachtgever, zonder medewerkers of middelen, zonder duidelijk plan en zonder enige notitie van wat nu precies te bedoeling is.

Daarom houd ik graag een pleidooi voor het maken van bewuste keuzes voor het organiseren van mensen en middelen rond belangrijke opgaven. De gekozen vorm moet recht doen aan de complexiteit van de opgave én het creërend vermogen van de betrokken mensen

“Organiseer zo licht mogelijk en alleen zwaar waar nodig

Roep voor eenvoudige klussen geen projectteams op maar kleine werkgroepjes. Laat deze groepjes geen projectplannen schrijven, hoogstens een ‘projectcanvas’ invullen. Zet er geen stuurgroep op maar monitor de voortgang in reguliere overlegstructuren.

Maar als een opgave groot en ingewikkeld is, wees dan zo moedig om het stevig aan te pakken. Laat mensen niet goed bedoeld aanmodderen maar zorg voor een heldere opdracht, speel mensen vrij en bewaak de voortgang. Daarin sluit ik mij volledig aan bij de oproep van Annelies en Gert: pak bij echte projecten ook echt door. Dat verdient zich in de praktijk dubbel en dik terug.

Punt komma

In de volgende blog ga ik in op de rollen in een project. Is een opdrachtgever echt noodzakelijk, hoeveel ruimte heeft een projectleider om zijn dreamteam samen te stellen en wat zijn de grootste misverstanden rond een stuurgroep – dat zijn een paar van de vragen waar ik dieper op in wil gaan.

Punt komma en tot gauw dus!